Koliko vas v resnici stanejo “drobne prekinitve” na delovnem mestu?

Poznate tisti magičen občutek, ko v pisarni ujamete redek trenutek popolne osredotočenosti? Vse teče gladko, nato pa, kot strela z jasnega, do vas pride sodelavec Toni z vprašanjem: “Te lahko na kratko zmotim?” Ali pa se ob vaši mizi ustavi sodelavka Tanja in začne pripovedovati o dogodkih preteklega vikenda. V trenutku vaša pozornost odtava, koncentracija izgine in delo zastane. Škoda je storjena.

Kakšno ceno plačujete za pogoste prekinitve na delovnem mestu?

Tehnologija, ki nam je sicer v veliko pomoč, hkrati odpira vrata številnim motnjam: obvestila, klici, e-sporočila, klepeti v aplikacijah … vse nas nenehno vleče stran od bistvenega. Študije, med drugim Univerze v Kaliforniji, Berkeley, kažejo, da po vsaki prekinitvi potrebujemo med 8 in 25 minut, da se zares vrnemo k prvotni nalogi – odvisno, seveda, od njene zahtevnosti.

A problem ni le v času. Gre tudi za energijo, ki jo porabimo, da se znova osredotočimo, za stres, ki se nabira in za občutek razdrobljenosti, ki nas spremlja še dolgo po tem, ko se vrnemo nazaj k delu.

Kaj pravijo številke?

Podatki iz raziskave Univerze v Kaliforniji, Irvine, lepo ponazorijo razsežnost težave:

• Povprečen zaposleni se lahko osredotoča na eno nalogo približno 12 minut, preden ga nekaj/nekdo zmoti.
• Po prekinitvi potrebuje približno 25 minut, da se v celoti vrne k prvotni nalogi.
• Kar 40 % ljudi se po prekinitvi sploh ne vrne na začeto delo – pogosto preidejo na druge naloge.
• Zaposleni se sami prekinejo skoraj tako pogosto, kot jih zmoti okolica (npr. preverjanje telefona ali e-pošte).

Pogosto smo si motnja kar sami. Mnogi se – nezavedno – prekinemo z odpiranjem novih zavihkov, preverjanjem telefona ali hitenjem od ene naloge k drugi brez jasnega zaključka. In ko nas zmoti še nekdo drug, je reakcija je običajno podzavestna: pohitimo z delom in skušamo ujeti zamujeno. Rezultat pa je več stresa, nižja kvaliteta dela in večja utrujenost ob koncu dneva.

V naših e-novicah vas čakajo konkretni nasveti s področja načrtovanja in organizacije delovnih prostorov. Prijavite se in dovolite, da vam občasno pošljemo kaj koristnega. 😉

Kaj lahko storite?

Če želite graditi okolje, kjer ljudje lahko delajo kakovostno in zbrano, moramo – kot sodelavci, vodje … – začeti pri sebi. Naslednjič, ko vas zamika, da bi koga zmotili samo za minuto, si vzemite trenutek za premislek:

• Ali je vprašanje res nujno?
• Ali lahko to informacijo najdem kje drugje (dokumentacija, internet)?
• Je to nekaj, kar lahko napišem v sporočilu ali e-pošti?

Pomislite tudi nase: kako vi skrbite za svojo osredotočenost? Si upate postaviti mejo in reči: “Zdaj potrebujem čas brez motenj”?

Učinkovitost ni stvar discipline, ampak kulture

Odločitev, da delovni prostor zaščitimo pred nepotrebnimi motnjami, ni stvar izključno individualne volje, temveč skupnega dogovora. Bolj kot delovna kultura spodbuja zbranost, manj je potrebe po stalni dostopnosti in več je možnosti, da vsak izkoristi svoj potencial.

V naslednjem blog zapisu bomo govorili o konkretnih korakih, s katerimi lahko v timu vzpostavite bolj zbrano delovno rutino – brez občutka, da zapirate vrata sodelovanju. Do takrat pa: če že koga zmotite, mu vsaj prinesite kavo. 😉