Delovni prostori po meri ekipe

V 40 letih delovne dobe boste skupaj z vašimi sodelavci na delovnem mestu preživeli približno 73680 ur. To je ogromen del vašega življenja.

Uspešna podjetja se zavedajo, da so neposredno odvisna od rezultatov svoje ekipe. Ta je njihova najpomembnejša dodana vrednost in v ekonomiji znanja motor, ki omogoča rast ter razvoj podjetja. Vaši delovni prostori ji morajo zato omogočati učinkovit in zdrav način dela.

Z rastjo podjetij se lahko v delovnih prostorih pojavijo številni izzivi (gneča, slab zrak, nemogoča akustika …), ki lahko močno ovirajo delovni proces in produktivnost ekipe. Zato je potrebno te izzive čim prej prepoznati in jih kar se da hitro rešiti.

Postopek spreminjanja delovnih prostorov vedno razdelimo na 3 faze:

Nikoli ne izpustite 1. faze!

Zapomniti si je potrebno naslednje: delovni prostori morajo podpirati delovne aktivnosti, ki jih zaposleni vsakodnevno opravljajo. Če ne poznate potreb svoje ekipe, tvegate, da boste v prenovljene delovne prostore vnesli spremembe, ki ovirajo, namesto da bi podpirale vaše delovne procese. Preden se sploh lotite načrtovanja oziroma prenove vaših delovnih prostorov, morate pomisliti, kaj je vaš cilj.

Želite svoji ekipi zagotoviti več zasebnosti? Želite, da bi prostori omogočali več timskega dela? Želite, da bi bili delovni prostori bolj udobni?

Cilje je potrebno natančno opredeliti in njihovo uspešnost po prenovi tudi spremljati. Ne postavljamo jih na pamet, ampak na podlagi zbranih podatkov. To pomeni, da vemo: kakšne delovne naloge zaposleni vsakodnevno opravljajo, kakšne pogoje in pripomočke pri tem potrebujejo ter kakšne potrebe oziroma želje imajo. Če teh podatkov nimamo, jih moramo čim prej zbrati. V nasprotnem primeru tvegamo, da bomo v prenovljene delovne prostore vnesli spremembe, ki ovirajo, namesto da bi podprle vsakodnevne delovne procese podjetja in s tem tudi učinkovitost ekipe pri delu.

Univerzalna rešitev reorganizacije delovnih prostorov, ki bi ustrezala vsem podjetjem hkrati, na žalost ne obstaja.

Zato je nujno, da pred prenovo prostorov opravite raziskavo obstoječega delovnega okolja in ugotovite, ali so vaši delovni prostori prilagojeni delovnim procesom in dejavnostim, ki jih opravljate. Še bolj pomembno pa je, da ugotovite, kakšne so želje in potrebe vaših sodelavcev. 

Podatke lahko zberete na različne načine: preko ekipnega “brainstorming-a”, individualnih pogovorov, anket oziroma drugih metod, ki so vam blizu. V našem podjetju pred vsako prenovo delovnih prostorov zberemo podatke preko spletnega vprašalnika, ki smo ga razvili posebej za ta namen. Izpolni ga celotna ekipa podjetja, za katerega načrtujemo prenovo. Nato opravimo še analizo. Tako dobimo res dober vpogled v to, kaj v delovnih prostorih posameznega podjetja deluje dobro in kaj je potrebno čim prej spremeniti.